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文件管理的现代化趋势

2019-08-02 14:18 作者:信游娱乐
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档案馆是社会发展的“记录者”和社会信息的“储存库”。文件管理的计算机化是大势所趋。作为档案管理员,我们必须认识到档案管理现代化的趋势,努力学习利用计算机和管理知识来实现标准化档案管理。

随着计算机技术的普及和网络的不断扩展,无纸化办公将成为现实,传统的纸质文件管理方式将发生根本性的变化。无纸化办公和自动化已成为当今的趋势。可以在线发送和接收文档,并且可以通过Internet传输报告。这简化了发送和接收文档的过程,并使文档的传送更安全,更快捷。这是科学技术向办公自动化发展带来的一场革命,也给传统的文件管理工作带来了新的挑战。

归档资源共享是文件管理的目的,而支持归档资源则是一定数量的归档集合。虚拟化是通过网络互连和馆际互借来增加馆藏和丰富档案资源。如果将整个世界的档案信息纳入互联网,从某种意义上说,档案资源可以无限扩展,远至海洋的另一边,靠近同一城市的邻居,你可以找到您需要的信息在很短的时间内。它从根本上解决了传统文件管理的问题,具有占地面积小,容量大,投资少,管理简单,访问方便等优点。

文件管理的现代化趋势

微缩胶片技术和数字成像技术的应用为文件管理的数字化提供了强有力的支持。所谓的档案信息数字化是通过计算机和扫描仪等现代电子技术将档案和档案转换成电子文件。缩微技术是缩小大型缩微胶片上的大量纸质文件并制作电子文件。数字图像由数码相机和磁光转换处理,以实现图像的高清处理。识别,存储和管理电子文件。实施档案信息数字化后,可以通过计算机智能搜索。检索速度快,范围广。这从根本上解决了纸质文件对存储容量带来的压力,克服了文件管理过程中的许多矛盾。特别是微缩胶片技术,数字技术与计算机的结合,文件管理中照片和图片的褪色,渗透和褪色,可以有效地进行技术处理,恢复原貌,有利于长期保存和准确。图片。复制有利于计算机查看照片文件。图片和文字,声音和图像,这是文件管理发展的必然趋势。

文件管理的现代化趋势

今天的社会是一个信息社会,计算机技术和网络技术的普及和应用,使地球越来越小,信息空间越来越大,没有“国界”,没有距离,“大小不知道这个家庭“已成为现实。这不仅提高了整个社会的效率,也关闭了整个社会的联系。这为实现文件管理信息化和网络提供了客观条件。目前,从中央到地方,从机关到企业一般都建立了计算机局域网,为了加强文件的保密性,有些部门规定不允许上网,有的甚至站在单独操作,物理隔离网络。然而,随着计算机技术和网络技术的发展,如密码学的深化,语音识别和指纹识别技术的应用,文档和材料的安全性和机密性将得到极大提高。识别电子文件的真实性以及电子文件签名技术的应用,已经为接收部门和单位建立了信任。该技术的开发和应用为文件管理过程中电子文档的真实性和可靠性提供了技术保障。

网络传输作为一种信息传播手段具有无可比拟的优越性。首先,传输速度快,第二,通信范围广,第三是通信不变形,第四,传输成本低,这已得到全世界的广泛认可。文件管理也将随着该技术的发展而发展。因此,文件管理的信息管理和网络的目标并不遥远。

随着新技术的发展,档案资源的载体已经多样化。除了传统的纸张,图片,电影和其他载体外,还出现了带有光盘,磁盘等作为载体的电子文件和数字音频和视频产品。多个档案承运人的共存将不可避免地使档案馆藏多样化。传统的档案管理模式和检索方法已经不能满足形势发展的要求。因此,档案管理设备必须首先进行现代化。

计算机技术的发展和应用,特别是未来的语音识别技术,将使文件管理模式自动化,智能化。在新的管理模式下,文档将被集成,所有文件信息将由计算机自动接收,并根据设置的程序自动分类和存档。自动化和智能化文件管理不仅使得依赖于手动完成,手动处理和滚动的传统文件管理模式成为历史,这使得大多数档案管理员完全摆脱了大量复杂的心理和体力劳动,并且能够有效地实现发挥档案信息服务社会的作用,展现档案的价值,提高档案工作者的社会地位。



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